Cum sa iti alegi evenimentele la care participi cat mai eficient?

Scriu acest post in urma unei discutii avuta pe facebook cu Paul si Florin. E un subiect pe care imi doream de mult sa-l abordez si daca ma uit mai atent printre draft-urile incepute si neterminate, sigur gasesc unul pe tema de fata. Exista o preocupare crescuta in ultima vreme pentru organizarea de evenimente de tip conferinta sau workshop si aceasta preocupare nu ar exista daca n-ar fi si interes si public pentru acestea. Interesul se manifesta in special in zona micilor intreprinzatori sau a tinerilor, fie studenti, fie proaspat absolventi, dornici de a-si gasi drumul in viata. Mai exista o categorie de public, formata din angajati ai unor companii medii si mari care de obicei sunt trimisi acolo doar pentru ca exista interes din partea sefului direct insa pacat ca nu si din partea lor. Dar aceasta este o alta discutie.

Eu vad insa cel putin o problema in legatura cu aceste evenimente. Si vorbesc din experinta dubla, atat de speaker invitat dar si de persoana din public, mic intreprinzator sau „tanar” ce inca isi mai cauta drumul in viata. Aceasta este data de motivatiile celor din sala. Evenimentele sunt promovate prin numele speakerilor care sunt invitati si cu cat acestia sunt mai cunoscuti, cu atat evenimentul (este) pare mai interesant. Publicul percepe valoarea evenimentului prin valoarea speakerilor dar cred ca aceste doua „valori” trebuie bine definite inainte de a avansa. Valoarea unui eveniment este data de capacitatea acestuia de a-si respecta brand promise-ul. Acest lucru inseamna ca organizatorii trebuie sa se tina de cuvant si sa ofere publicului o experienta pe masura asteptarilor. Revin si la acestea imediat. Valoarea speakerilor este data de expertiza lor in domeniul despre care vorbesc, de abilitatile de prezentare si de notorietate.

Sa revenim la prima „valoare”. Asteparile publicului reprezinta o provocare pe care din pacate organizatorii de evenimente o trec cu vederea mult prea usor. Se marseaza prea mult pe valoarea speakerilor care aduce valoare evenimentului in sine si brand promise-ul are de suferit. Oamenii prezenti in public isi formeaza asteptari contradictorii, nerealiste, redundante etc. Speakerii nu se vor ridica niciodata la nivelul acestor asteptari pentru ca celor din public li s-au promis solutii ceea ce de cele mai multe ori nu vor primi.

Cine are de suferit? Toate entitatile implicate. Speakerii pentru ca nu s-au ridicat la inaltimea asteptarilor prin incapacitatea de a furniza solutii, organizatorii pentru ca nu si-au respectat promisiunile si publicul pentru ca a platit timp si bani pentru a nu ii fi rezolvate problemele. E un cerc vicios din care e foarte dificil de iesit insa cred ca solutia e foarte simpla. Sa ramai in afara lui de la bun inceput. Si cand spun sa ramai, ma refer la oricare dintre cele 3 entitati enumerate, fie ca esti speaker, fie ca esti organizator, fie ca esti parte din public.

Ca speaker e simplu. Du-te si vorbeste doar la evenimente la care nu li se promit oamenilor solutii si asigura-te ca acoperi o zona reprezentativa pentru expertiza si experienta ta. Nu le mai spune oamenilor ca ceea ce faci e simplu pentru ca prezentarea si abilitatile tale nu vor mai avea valoare. Arata-le oamenilor ce faci, lauda-te cu rezultate, cu feedback din partea clientilor si da-le de inteles ca knowledge-ul si abilitatile tale sunt de valoare. Vor decide singuri daca vor vrea sa te copieze sau vor vrea sa lucreze cu tine. Daca alegi celalalt drum in care sa-i inveti pe toti cum faci ceea ce faci, cu siguranta nu vei avea nici clienti si nici efectul asteptat. 😉 E dificil sa instruiesti pe cineva dintr-o data.

Ca organizator e si mai simplu. Niseaza-ti evenimentul. In felul acesta te asiguri ca iti aduci speakeri cu expertiza si experienta dar si public strict interesat de tema evenimentului. Apoi ia legatura cu speakerii si asigura-te ca pot furniza calitate evenimentului prin expertiza si experienta lor, controleaza prezentarile lor si informeaza-ti publicul cu privire la acestea pentru ca acesta sa-si formeze asteptarile potrivite. Apoi stabileste-ti neaparat si o politica de pricing. Ajuta, da valoare evenimentului. Oamenii nu dau valoare lucrurilor primite gratuit.

Ca parte din public e cel mai dificil. Trebuie ca mai intai sa-ti constientizezi si analizezi problemele. Apoi sa explorezi optiunile, alternativele care ti se ofera. Studiaza structura evenimentului. Alege tipul acestuia, conferinta daca vrei knowledge, workshop daca vrei skills. Si cand spun workshop ma refer la evenimente care au in sala maxim 20 de persoane si durata de cel putin o ora, nu workshop-uri cu 50+ participanti si durata de 30 de minute. Cu cat iti alegi un eveniment mai nisat, cu atat experienta ta va fi mai buna, mai de calitate. Vei putea obtine mai mult de la speaker dar si de la organizatorii evenimentului. Daca alegi un eveniment generalist, du-te acolo mai mult pentru networking si nu te astepta sa dobandesti cunostinte sau abilitati. Fii atent la ce se prezinta, alege-ti speakerii cu care vrei sa discuti in pauza, du-te la ei si cere-le contacte, da-le si tu pe ale tale, stabileste contacte viitoare (telefoane, emailuri, intalniri) si lucreaza cu ei. E mult mai sigur decat sa te apuci sa pui in practica ce ti s-a spus in 20-30 minute.

Evenimente ca Business Days, Social Media Summit, BizCamp etc sunt numai bune pentru a-ti largi baza de contacte. Nu mai zic de evenimentele lui Andy Szekely sau Lorand Soares Szasz unde vin sute de oameni care sunt si incurajati sa faca networking. IMPORTANT este sa intelegem toti, toate cele 3 entitati, ca asteptarile nerealiste sunt cel mai mare pericol pentru organizarea de evenimente. Ierarhizarea acestor asteptari poate fi cheia catre succesul evenimentului si asta cade exclusiv in slujba organizatorului. Eu n-am cum sa invat pe nimeni cum sa foloseasca Social Media in 30 de minute, chiar si daca discutam despre oameni care au habar de facebook, twitter, linkedin sau bloguri. Pot doar sa le deschid mintea si sa-i determin sa constientizeze rezultatele pe care le pot obtine daca lucreaza cu un om ca mine. Si acest lucru ar trebui sa fie valabil pentru toti speakerii. Ceea ce prezinti ca speaker sunt rezultatele obtinute de tine, singur sau impreuna cu echipa ta de 3-4-10 oameni intr-o anumita perioada de timp, iar cel care te asculta trebuie sa inteleaga perfect acest lucru si NU faptul ca si el poate obtine aceleasi rezultate de UNUL SINGUR si IMEDIAT.

Eu am inceput sa fiu din ce in ce mai atent la evenimentele la care particip, atat ca speaker, cat si ca parte din public si incerc sa-mi reglez asteptarile vis a vis de acestea. Functioneaza perfect. Ca speaker am avut de castigat, am primit feedback profesionist si am castigat clienti cu care lucrez iar ca parte din public am economisit timp pe care il iroseam ascultand aceleasi prezentari si am castigat contacte noi axandu-ma mai ales pe partea de networking si nu pe cea de dobandire de cunostinte sau abilitati. Evident, au venit si acestea, dar nu mi-am mai format asteptari exagerate. Trebuie sa incercati si voi, functioneaza!